Техническое задание на курьерскую доставку: что указать бизнесу до первого заказа

Техническое задание на курьерскую доставку помогает бизнесу заранее договориться с подрядчиком о том, что именно считается выполненным заказом. Чем регулярнее доставки и чем больше адресов, тем дороже обходятся не сами километры, а недосказанность: курьер не знает, кому звонить, ресепшен не пропускает без заявки, получатель ждёт в другом корпусе, а маркетолог потом вручную выясняет, где конкретная коробка.

Хорошее ТЗ не должно быть документом на двадцать страниц. Для большинства B2B-задач достаточно одного понятного шаблона, в котором зафиксированы тип отправлений, география, сроки, адреса, правила вручения и способ подтверждения доставки.

Зачем вообще писать ТЗ на курьерскую логистику

Разовый заказ на один адрес можно объяснить в сообщении. Но если компания регулярно отправляет документы, образцы, мерч, корпоративные подарки или заказы клиентам, устные договорённости быстро превращаются в разные трактовки.

ТЗ удобно использовать как основу для запуска нового подрядчика, регулярных маршрутов, мультиточки, сезонного пика и интеграции заказов через API. Если вы как раз меняете исполнителя, пригодится наш пошаговый гайд по переходу на нового логистического подрядчика.

1. Опишите, что именно вы отправляете

Подрядчику важно понимать не только слово «посылка», но и характер отправления. Укажите:

• тип груза: документы, полиграфия, образцы продукции, мерч, небольшие товары;
• примерные размеры и вес;
• есть ли хрупкие элементы;
• нужно ли сохранять презентационный вид упаковки;
• требуется ли доставка на автомобиле.

Для нестандартных и объёмных отправлений стоимость и способ перевозки лучше согласовать отдельно до запуска.

2. Зафиксируйте географию

Напишите, где обычно находятся точки забора и доставки: Москва, ближайшее Подмосковье, конкретные районы, бизнес-центры или офисные кластеры. Если часть маршрутов уходит за МКАД, это тоже стоит указать заранее.

У logiX тариф зависит от зоны и веса отправления. Внутри МКАД: до 10 кг — 700 ₽, до 15 кг — 1 100 ₽. За МКАД до 10 км: до 10 кг — 1 200 ₽, до 15 кг — 1 500 ₽. Для мультиточки внутри МКАД каждая следующая точка стоит +500 ₽ для отправлений до 10 кг и +800 ₽ — до 15 кг; за МКАД до 10 км — +800 ₽ и +1 000 ₽ соответственно. В одном мультимаршруте — до 7 адресов.

3. Опишите реальный срок, а не абстрактное «срочно»

Формулировка «нужно как можно быстрее» плохо работает в операционной логистике. Гораздо полезнее написать конкретно: забрать после 12:00, доставить до 17:00; передать до начала встречи; закрыть весь маршрут в течение рабочего дня.

Если заказ привязан к мероприятию, переговорам, публикации или закрытию документов, укажите конечный дедлайн и заложите запас на пропускной режим, ожидание получателя и изменение графика.

4. Для каждого адреса задайте одинаковый набор данных

Минимальная карточка точки должна включать:

• полный адрес;
• название компании или получателя;
• имя контактного лица;
• телефон;
• временное окно;
• этаж, офис, подъезд или корпус при необходимости;
• инструкцию по пропуску;
• комментарий к вручению.

Одинаковая структура данных особенно полезна при маршрутах на несколько адресов: она снижает количество уточнений уже после старта доставки.

5. Определите, кому можно вручить отправление

Для одних компаний достаточно передать коробку на ресепшен. Для других важен конкретный сотрудник. Для документов может быть критично личное вручение контактному лицу.

В ТЗ лучше заранее зафиксировать допустимый сценарий: лично получателю, секретарю, на ресепшен или другому согласованному представителю.

6. Пропишите, что считать подтверждением доставки

Статуса «выполнено» не всегда достаточно. Для B2B-задач удобно заранее определить, какое подтверждение нужно ответственному сотруднику. В logiX предусмотрен фотоотчёт по доставке, чтобы заказчик мог проверить факт выполнения без цепочки сообщений курьеру.

7. Отдельно вынесите сложные точки

Бизнес-центры с пропусками, закрытые территории, склады, офисы с отдельным входом и адреса, где получателю нужно звонить заранее, должны быть заметны до построения маршрута.

Чем раньше известна такая информация, тем меньше вероятность, что курьер потратит время на поиск входа уже у двери.

8. Если адресов много — опишите логику мультиточки

Для корпоративных рассылок удобно передавать список точек одним заданием. При этом один маршрут logiX рассчитан максимум на 7 адресов доставки; более крупную рассылку разумно разделять на несколько маршрутов.

Если у вас 20, 30 или 50 получателей, в ТЗ важнее не перечислить их сплошным текстом, а передать структурированный список с одинаковыми полями и приоритетами.

Подробнее о сценарии на несколько адресов можно прочитать в материале про мультиточечную доставку.

9. Опишите регулярность

Напишите, как часто возникают заказы: ежедневно, несколько раз в неделю, только в сезон или нерегулярно. Это помогает заранее понять нагрузку и выбрать нормальный процесс вместо постоянного ручного аврала.

10. Если заказы создаются из системы — укажите источник

Когда доставок много, заявки можно передавать через API из CRM, сайта или внутренней системы. В таком случае в ТЗ стоит отдельно перечислить поля, которые должны передаваться автоматически: адрес, получатель, телефон, комментарий, временное окно и идентификатор заказа.

Готовый короткий шаблон ТЗ

1. Что возим: тип отправлений, размеры, вес, особенности упаковки.
2. Где возим: Москва / ближайшее МО, типичные районы и точки.
3. Когда: время забора, крайний срок вручения, временные окна.
4. Кому: данные получателей и допустимый способ передачи.
5. Сложные адреса: пропуска, ресепшен, склады, отдельные входы.
6. Контроль: какое подтверждение выполнения требуется.
7. Объём: среднее число заказов и количество адресов в маршруте.
8. Интеграция: нужна ли передача заказов через API.

Что чаще всего забывают указать

Три детали создают особенно много лишней коммуникации: точный дедлайн вместо слова «срочно», правила прохода на территорию и разрешение на вручение не самому получателю. Если эти пункты заполнены заранее, значительная часть бытовых логистических вопросов исчезает ещё до выезда.

FAQ

Нужно ли отдельное ТЗ для каждого заказа?

Нет. Для регулярной доставки лучше один раз создать общий шаблон, а в конкретном заказе менять адреса, получателей и сроки.

Можно ли использовать таблицу вместо документа?

Да. Для мультиточки таблица часто удобнее длинного текстового файла, если у всех адресов одинаковый набор полей.

Что делать, если точный объём доставок пока неизвестен?

Укажите диапазон и сезонность: например, обычно 5–10 отправлений в неделю, а в декабре — больше. Для первого запуска этого достаточно.